Datové schránky zřídil ze zákona stát už dvěma milionům lidí. Na část podnikatelů, ale i například na lidi s pozastavenou živností, tak ministerstvo vnitra kromě možnosti elektronické komunikace nakládá i další povinnosti, které mohou mít v případě opomenutí nepříjemné následky. Jednou z takových jsou pravidla ohledně podávání daňového přiznání. To přitom mohou podnikatelé stále podat i „na papíru“, pokud to stihnou do aktivace datové schránky.

Úřad 24 hodin denně a všechny důležité zprávy na jednom místě. Tak představovalo před 13 lety ministerstvo vnitra datové schránky, které slouží k elektronickému doručování dokumentů. Ministerstvo vnitra začalo s jejich zařizováním 1. července 2009, kdy vstoupila v platnost příslušná vyhláška. Ta mimo jiné stanovila, že do 1. listopadu téhož roku musí mít datovou schránku všechny povinné subjekty, tedy společnosti zapsané v obchodním rejstříku, úřady a státní instituce.

Od začátku letošního roku se okruh povinných rozšířil, nově jsou zřizovány i všem živnostníkům (OSVČ), spolkům, bytovým družstvům a společenstvím vlastníků jednotek či nadacím. Noví uživatelé by měli dostat přihlašovací údaje doporučeným dopisem, případně do již existující datové schránky fyzické osoby. „Od začátku roku bylo zřízeno 2 014 499 datových schránek ze zákona. V tuto chvíli můžeme potvrdit, že do 31. 3. 2023 budou datové schránky ze zákona zřízeny všem dotčeným subjektům,“ uvedl pro deník Echo24 mluvčí ministerstva vnitra Ondřej Krátoška.

Zřízení datové schránky znamená zejména povinnost komunikovat online pro úřady a státní instituce, uživatelé mohou i nadále volit mezi tím, zda ke komunikaci využijí datovou schránku či zůstanou u tradičních způsobů „na papíře“. Zvláštní výjimku však tvoří podávání daňového přiznání. Jeho termíny se přitom pomalu blíží, zatímco tradiční formou je třeba daňové přiznání podat do pondělí 3. dubna, na elektronické podání dává finanční správa o měsíc déle. Nejdelší lhůtu pak mají v zastoupení poplatníka či subjektu daňoví poradci či advokáti, kteří tak mohou učinit do 3. července.

V případě daňového přiznání tedy platí u uživatelů datových schránek výjimka, podávat ho elektronicky je totiž pro uživatele schránek povinné. Pokud podnikatelé podají přiznání v listinné podobě, mohou to finanční úřady posoudit, jako by žádné přiznání podáno nebylo, a následně uložit příslušnou pokutu. To však neplatí pro dvě situace. Jednak, pokud k daňovému podání listinnou formou podnikatel přistoupil už předtím, než mu byla povinně datová schránka zřízena. A i v takovém případě pak nadále platí, že dokud nedojde k její aktivaci, je možné daňové přiznání podat „po staru“. Aktivace datové schránky nastává buď prvním přihlášením uživatele, případně pokud se nepřihlásí, dojde k tomu automaticky 15 dní od jejího zřízení.

Daňové přiznání přitom není nutné podat pouze prostřednictvím datové schránky. Živnostníci mohou využít i jiné formy elektronického podání, například prostřednictvím portálu Moje daně, do kterého se lze přihlásit datovou schránkou, pomocí bankovní identity nebo občanským průkazem s čipem. I nadále je také možné, aby za živnostníky podal přiznání daňový poradce. Obecně však zřízení datových schránek neznamená konec veškeré papírové komunikace, některé instituce jako například pojišťovny nemají povinnost datové schránky využívat. A zatímco s úřady či soudy uživatelé mohou komunikovat zdarma, zasílání zpráv soukromým subjektům, podnikatelům, firmám či zákazníkům je zpoplatněno deseti korunami za zprávu.

Pozor by si měly dát také OSVČ, kteří mají živnost pouze pozastavenou. I těm totiž stát zřídí povinně datové schránky, nehledě na to, zda jsou v podnikání aktivní. Zjistit, zda lidé patří mezi ty, kterým stát zřídí datovou schránku, je možné i na portálu datové schránky. Znepřístupnit si datovou schránku pak mohou fyzické osoby, které si ji sami zřídí, v případě podnikatelů a dalších subjektů, kterým jsou schránky zřízeny ze zákona, to možné není. Cestou je pak zrušení živnosti.

S tím podle analytiků souvisí také to, že v únoru v Česku zrušilo živnost 78 042 podnikatelů, což je téměř tolik jako za celý loňský rok, kdy podnikání ukončilo 80 163 osob samostatně výdělečně činných. Od začátku roku počet ukončených živností přesáhl rekordních 95 000. Jde totiž ve větší míře o podnikatele, kteří reálně nepodnikají, mají pozastavené živnosti či vykonávali živnost jen jako vedlejší činnost.

S datovými schránkami se pojí řada nových povinností a pravidel, která se týkají například ukládání zpráv, fikce doručení či otázek spojených s tím, proč zřizování schránek pro některé stávající uživatele znamená potřebu mít jich několik. Mýtům a faktům o datových schránkách jsme se podrobněji věnovali například zde.

Datové schránky lze využít pro řadu úkonů. Lze přes ně vyřídit osobní doklady, daňové přiznání, zdravotní, nemocenské a důchodové pojištění, komunikovat s katastrálním úřadem (například i zřídit službu sledování změn údajů o nemovitostech) či získat výpisy z Informačních systémů veřejné správy (například z rejstříku trestů či rejstříku bodového hodnocení řidiče). Prostřednictvím datové schránky je možné i zažádat o rodičovský příspěvek, obdržet informaci o přestupku na silnici či o blížícím se konci platnosti pravidelné technické prohlídky vozidla.